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ゴールデンウィークやお盆休暇、お正月休みなど、長期休暇前には、取引先に対応できる／できない期間を知らせるために、メールで休業期間の案内メールを送ることがあります。その際には、どのようなメールを送ればいいのでしょうか。例文をご紹介します。
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休暇のお知らせメールには、「大型連休などの中でも営業する日」、「その場合の営業時間」、「休業日」を記載しましょう。また、もしもの場合に備えて、「緊急連絡先」など、クライアントが安心ができる情報をしっかりと明記しておきましょう。
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下記に、テンプレートをいくつか用意しました。例文を参考のうえ、メールを作成してみてくださいね。
テンプレート①
●ＧＷ休業のお知らせ
誠に勝手ながら下記の通り、ゴールデンウイーク休業とさせていただきます。
4月29日（終日休業）
◎DVD BOX 世界の中心で、愛をさけぶ 完全版〈6枚組〉 ドラマ版
5月1日（午前10時－午後6時は営業）
5月2日（終日休業）
5月3日（終日休業）
緊急に用事がある場合はxxx-xxxx-xxxxまでご連絡ください。
テンプレート②
件名：年末年始（夏季・ゴールデンウイーク）休業のお知らせ 社外向け
株式会社○○ △△事業部
金華山織りのイタリアスツール 腰かけ ベンチ 猫脚 イス 椅子
とても速いビーバー 油絵 抽象画
○○株式会社○○事業部○○です。
平素は格別のお引立を賜り厚くお礼申し上げます。
誠に勝手ではございますが、弊社の年末年始休暇につきまして、
下記の通りお知らせ致します。
なお、休暇中はご迷惑をおかけしないよう配慮致しますので、
伊藤渓水自筆 老松寿帯鳥図 掛軸 共箱
年末年始休暇：20XX年○月○日～○月○日
【週末まで！】OLYMPUS tough TG860 ホワイト
（○月○日より○月○日まで出荷できません）
休暇中の緊急連絡先：090-XXXX-XXXX（○○携帯）
テンプレート③
件名:（臨時休業のお知らせ/ご案内）/○○に伴う臨時休業について/休日変更の件）
株式会社□□□□ 御中
株式会社○○の○○事業部○○です。
平素は格別のご愛顧を賜りまして厚くお礼申し上げます。
Muuto The Dots オーク ムート ドッツ コートフック SML5点
皆様にはご不便をおかけしますが、何卒ご容赦頂きますようお願い申し上げます。
なお、コールセンターでのお問い合わせ業務は、通常どおり営業いたします。
テンプレート④
件名：ゴールデンウィーク期間中の営業について
○○株式会社
営業部 ○○様
平素よりお世話になっております。
○○株式会社○○営業部の○○です。
さて、誠に勝手ではございますが、弊社のシルバーウィーク休業を
お知らせいたします。何卒ご容赦頂きますようお願い申し上げます。
【休業のお知らせ】
○月○日(○)○月○日(○)まで
なお、ゴールデンウィーク休業中は、
メールやお電話等でのお問い合わせに対するご返答が送れる場合がございます。予めご了承ください。
以上、大変ご迷惑をおかけいたしますが、
何卒、ご理解ご協力の程、宜しくお願い申し上げます。
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休業のお知らせ案内をメールで送る場合の文例は参考になりましたでしょうか。ゴールデンウイーク休業などのお知らせ案内はぬかりなく連絡をして、社員は安心して休暇を取れるようにしたいですね。
なお、ご紹介させて頂いた休業のお知らせ(ゴールデンウイーク休暇)の文例はあくまでテンプレートです。状況に応じて使い分けたり、情報を補足するなどして、柔軟にご活用ください。